Pacta sunt servanda: Der Fondsvertrag!

(Von Armin Jacobi, Averroes Concept Lounge GmbH): Jeder Fonds besitzt einen Vertrag als Grundlage allen Wirkens des Auftragnehmers (KAG, Depotbank und ggf. Advisor). Dies ist eine Treuhandaufgabenbeschreibung im vorgegebenen gesetzlichen Rahmen (EU; D). An der Vertragsgestaltung sind viele Mitwirkende etwa Principal, Geschäftsführung, Kundenbetreuer, Portfoliomanager, Rechtsabteilungen, Compliance, Wirtschaftsprüfer, Aufsichtsämter und weitere, je nach Konstellation, beteiligt.

Der Vertrag unterliegt im Zeitverlauf Änderungen durch Beschlüsse der Anlageausschusssitzungen, Gesetzesänderungen, den Asset Allokation Prozess und das Gebaren der Märkte. Diese Änderungen im Lebenszyklus des Fonds werden in vielen Fällen nicht rechtzeitig, nicht an die richtige Stelle oder nicht präzise genug übermittelt.

Die operativen Vorgaben für das tägliche Arbeiten auf dieser Vertragsgrundlage werden aus den Vertragsdokumenten im Wesentlichen manuell in die produktiven Systeme Front Office, Middle Office, Back Office, Datawarehouse/Reporting eingepflegt. Dies mit den entsprechenden Folgen bezüglich der Kosten dieses Vorgangs und seinem operativem Risiko. Der Vorgang kann zu Vertragsverletzungen an verschiedenen Stellen im Investmentprozess und damit zu Schadensfällen führen. Neuere Aspekte, die nicht bereits in der Systemlandschaft integriert sind (NPP), werden in den vertraglichen Belangen oft nicht genügend gewürdigt. Sie gehen im Akquiseprozess unter. Auch hier schlummern Risiken.

Die Situation bei der Vertragsausgestaltung

Bei KAGen stellt sich der Vorgang bezüglich der Erstellung von Verträgen normalerweise sehr unterschiedlich in Bezug auf Publikums- und Spezialfonds dar. Grundsätzlich wird bei Publikumsfonds ohne immanenten Kundeneinfluss ein Produkt entworfen, welches, entsprechend den Kundenbedürfnissen und regulatorischen Anforderungen dem Markt angeboten wird (D, EU oder Welt). Externe Ratingfirmen beurteilen diese Produkte in bestimmten Abständen. Der Vertrag muss von der Bafin genehmigt werden und je mehr der Fonds einem Standard nach Bafin Meinung entspricht (standardisierte Vertragsklauseln), desto einfacher ist die Zulassung. Neuartige Produkte dagegen brauchen oft Zeit, bis die Genehmigung vorliegt.

Bei Spezialfonds werden die Verträge entweder zu einem großen Teil vom Investor vorgegeben bzw. zusammen mit einem Berater die passende KAG gesucht (Beauty Contest), oder die Verträge werden zusammen mit dem Kunden und der KAG entwickelt. In allen Fällen sind bei den Spezialfonds Vertriebsmitarbeiter und Kundenbetreuer in den Prozess eingebunden. Derzeit ist dieser vertragsgestaltende Prozess weder bei den Asset Managern noch bei KAGen oder Depotbanken in den operativen Prozess im Sinne einer zentralen Koordination auf der Metaebene integriert von der aus die Systeme „instruiert“ werden.

Dies bedeutet, dass ein Vertragsdokument entsteht, welches oft die aktuellen Möglichkeiten nicht in Gänze und im Detail berücksichtigt aber auch Dinge aufführt, die sehr kostenintensiv einzurichten und in ihrer Auswirkung oft so nicht gewollt sind. Dies birgt die Gefahr in sich, dass zu viel versprochen wird und der operative Bereich später die Vorgaben unter hohen Kosten und Risiken umsetzen muss.

Zum anderen werden die Ergebnisse des Vertragserstellungsprozesses nicht in einer quantitativen, automatisierten Art und Weise in die operativen Systeme übertragen. Dies ist besonders augenfällig bei der Festlegung der Asset Allokation sowie der Kontrolle bei Aussagen über Einschränkungen und  Verfeinerungen der gesetzlichen Vorgaben. Zusätzlich gibt es oft keine KAG internen Standards, die systemseitig bei der Vertragserstellung und beim Übertrag überwacht werden, so dass es bei Wörtern wie „Finanzinnovationen“ oder „beigemischt“ oder „Einsatz von Derivaten nur zur Sicherung“ regelmäßig zu fondsspezifischen Interpretationen kommt, die nicht die ursprüngliche Investmentidee widerspiegeln.

Es kann auch keine zeitnahe Prüfung der Angaben geben, um sicherzustellen, dass der gewählte Teil des Gesetzes des Fonds von vornherein, und sei es nur durch Intransparenz, durch den Vertragstext (speziell BVB) verletzt wird. Hier, wie auch bei der Eingabe generell, werden prüfende Geschäftsregeln  benötigt.

Auswirkungen auf die Kosten

Derzeit werden nahezu alle Informationen des Vertrages, wie erörtert, manuell in interne Dokumentationssysteme und die operativen Systeme eingegeben. Dies bedeutet, dass der Inhalt des Vertrages mehrfach in verschiedene Systeme übertragen wird (Front Office, Middle Office, Reporting,  Risikowerkzeuge, Back Office, Performance Messung, CRM, interne Dokumentationssysteme). Dort sind häufig komplexe Vorgänge wie z.B. eine Regelerstellung durchzuführen, die speziell geschultes Personal benötigen.

Bei einer Beispiel-KAG mit 500 Fonds, davon 100 Publikumsfonds und 400 Spezialfonds, kommen im Jahr durchschnittlich ca. 1000 Vertragsänderungen vor (Unter Berücksichtigung der Protokolle der Anlageausschusssitzungen). Entsprechend werden diese 1000-mal mehr oder weniger manuell in Systeme und Anwendungen übertragen. Allein beim Anlegen der initialen Prüfbedingungen und der ggf. notwendigen Datenversorgung kommen etwa 3 Arbeitstage beim Auflegen und etwa 1 weiterer pro Jahr über den Gesamtprozess gerechnet hinzu.

Bei einem Wachstum der Fondsanzahl von 10% pro Jahr (bei den zur Zeit aktuellen Fondsfusionen ist der Aufwand kaum geringer) bedeutet dies, dass etwa 500 Arbeitstage für die Umsetzung der Änderungen und 150 Arbeitstage für die Neuauflage benötigt werden, die ein erhebliches Automatisierungspotential bietet. Unter Berücksichtigung von ca. 40% Kontrollarbeiten, Administration und Korrekturen, die in jedem Fall notwendig sind, bedeutet dies, dass von 650 Arbeitstagen etwa 3/5 und damit 390 Tage eingespart werden können. Diese können für komplexere, nicht mechanistische Tätigkeiten genutzt werden.

Wie  können diese Kosten reduziert werden?

Zentraler Baustein einer Lösung sollte ein Designportal sein, welches den aktuellen Stand der Möglichkeiten der KAG und der Partner (etwa Advisors) kennt. Dies sollte abgesichert werden, indem beschreibende Daten aus den operativen Systemen geladen werden, wie z.B. produktive Assetklassen, mögliche Lagerstellen, Länder und Ländergruppen, Klassifizierungen von Emittenten und Märkten, Benchmarks oder Marktpreisuntergrenzen. Dazu gehören Daten aus der Fondsbuchhaltung, aus dem  Front-Office und aus dem Risikocontrolling sowie dem Reporting und der Performancemessung. Damit sollte klar abgegrenzt sein, was der Kundenbetreuer und damit die KAG anbieten kann. Nachfolgende exemplarische Fragen werden mit den jeweiligen Möglichkeiten im Portal, etwa im Risikocontrolling, abgeglichen:

• Welche Fondskonstruktionen sind möglich (UCITS; Sonstige SVs; lux Teil II, lux SIF, etc.)?
• Welche operativen Fondsmanagementmodelle sind derzeit produktiv (Asset Allokation Ansätze wie Overlayansätze auch mit externen Partnern)?
• Welche Assetklassen können aktuell verarbeitet werden? Oft beschränken sich Manager von Segmenten der Masterfonds und bieten nicht alles an, was in einem Produkt möglich wäre (etwa Rohstoffe, Leihe, Pensionsgeschäfte, spezielle Derivate und SFIs).
• Welche Gebührenmodelle gibt es derzeit? Begleitend zu den oftmals zähen Verhandlungen der Konditionen, zeigt ein Portal auf was Standard ist.
• Welche Prüfungen können automatisch, welche nur mit manuellen Hilfen durchgeführt werden? Das Portal gibt hier sehr genau Auskunft.
• Welche Reportingbausteine sind Standard, welche nicht?
• Welche Sonderwünsche können berücksichtigt werden? Wo ist die Grenze zu ziehen?

Bei der Preisgestaltung für das Auflegen und das Verwalten des Fonds kann dann zwischen Standard und Spezialanforderungen differenziert werden. Das Portal informiert über den Rahmen der Möglichkeiten im gesamten Prozess und offeriert alle Funktionen und Interaktionen im Web. Zur Sicherung der Eingabe werden alle relevanten Geschäftsregeln hinterlegt. Wenn etwa ein Fonds nur in Aktien investiert, können auch nur Aktien bei der Asset Allokation bzw. bei weiteren Vorgaberegeln wie Börsen oder Indexzugehörigkeit genutzt werden. Wenn ein Fonds als Sonstiges SV aufgelegt wird, erlauben die Geschäftsregel das Abbedingen von Vorgaben des InvG wie etwa §60.

Des Weiteren kann das System im Sinne des definierten Standards im Portal erläutern was z.B. genau unter dem Begriff „Aktien“ zu verstehen ist. Zählen etwa ADRs und GDRs dazu, zählen Zertifikate oder Genussscheine prüftechnisch dazu? Sind Wandelanleihen bezüglich ihres Call Charakters darauf anzurechnen? Soll es möglich sein, mit Derivaten Positionen synthetisch zu erzeugen? Sollen Tracker Stocks oder Step-up Anleihen oder TBAs erlaubt sein? Welche Produkte werden zerlegt?

Bei genauer Analyse ergeben sich oft viele Unschärfen. Daraus resultierende Abhängigkeiten in den Folgeprozessen und damit Risiken, die im Schadensfall das Eigenkapital einer KAG angreifen können.

Das Produkt „Fondsdesigner“ als Lösung

Der Fondsdesigner als Werkzeug zur zentralen Verwaltung der Verträge erlaubt die strukturierte Erfassung und Verwaltung von Anlagerichtlinien, Benchmarks, Asset Allokation Konzepten, Marktpreisuntergrenzen sowie eine Überwachung von Änderungen, Freigaben und  Überträgen.

Neben den Einspareffekten durch Automatisierung sind die Fehlerreduktionen im gesamten Umsetzungsprozess wesentlich. Jeder Beteiligte (GF KAG, Advisor, Anwälte, Kundenbetreuer KAG, Kunde, Revision, Depotbank, etc.) kennt genau den aktuellen Stand des Vertrages und kann diesen  ausschließlich nach den definierten Regeln nachvollziehbar ändern.

Eine erhöhte Transparenz der Vorgänge erlaubt es auch, die Kosten der Kontrolle und Freigabe zu reduzieren. Die Verifikation und Freigabe durch Compliance und Risikokontrolle (Ampelkonzept und Rollen), das Generieren der Vertragsbausteine insbesondere der „Anlagerichtlinien“ und das Unterstützen bei Schadensfällen (was wurde wann durch wen vereinbart?) schafft eine transparente Basis zur effizienten Verwaltung von Restriktionen und anderen Vorgaben. NPP als spezielle Eigenschaft, die das standardisiert Gängige vom Neuen trennt, sowie die Anbindung an die operativen Systeme, sind ebenfalls kostenreduzierende Bestandteile des Fondsdesigners.

Damit werden die Anwender im Zeitlauf zielgerichtet unterstützt und durch Standardisierung und Kontrolle der Übertragung in die operativen Systeme entlastet. Fehlerquellen durch Medienbrüche werden vermieden und die Gesamtkonsistenz gewährleistet. Erreicht wird damit, Schadensfälle und das operative Risiko zu reduzieren, die Kosten und Durchlaufzeiten zu senken, sowie höhere Transparenz und mehr Reputation zu erzeugen.

Informationen zur Lösung: Averroes_Fondsdesigner[1]